Электронный документооборот: стереотипы и аргументы

Электронный документооборот: стереотипы и аргументы

Тонны бумаг, архивы, от которых ломятся шкафы, или даже целые комнаты с документами, горы папок с первичными бухгалтерскими документами и договорами — таковы реалии большинства украинских компаний. Кроме тех, которые уже отдали предпочтение электронному документообороту и уже эффективно используют его как для обмена документами с партнерами, так и для внутренних процессов

№2 АПРЕЛЬ 2018

 

Электронный документообмен — это комплекс автоматизированных операций по работе с документами, представленными в электронном виде, с использованием ЭЦП — электронно-цифровой подписи. Проще говоря, в режиме онлайн пользователь может получать и отправлять, создавать и править, обсуждать и подписывать документацию, а сохраняются документы на безопасных «облачных» серверах.

 

Новый всплеск интереса к цифровым бизнес-процессам вызвал Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно использования печатей юридическими лицами и физическими лицами – предпринимателями» от 23 марта 2017 года № 1982-VIII (далее — Закон № 1982), согласно которому документ не может быть признан недействительным только на основании отсутствия мокрой печати. Также из Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» от 16 июля 1999 года № 996-XIV (далее — Закон № 996) исключена формулировка о необходимости подписывать документы непосредственно в момент или сразу после совершения хозяйственной операции.

 

Теперь, согласно статье 9 Закона № 996, основанием для бухгалтерского учета являются первичные и сводные учетные документы, которые могут быть составлены в бумажной или в электронной форме. Эти нововведения, в комплекте с действующими Законами Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» и «Об электронной цифровой подписи», способствуют переходу украинских предприятий к использованию электронных документов не только при работе с налоговой, но и с бизнес-партнерами.

 

Компании, которые между бумажными и электронными документами выбирают электронные, как минимум получают сокращение расходов и повышают надежность работы с документами. Если говорить о преимуществах более детально, можно выделить, несколько пунктов, облегчат работу предприятие после перехода на электронный документооборот.

 

Пять преимуществ электронного документооборота

 

Продолжение статьи в полной версии журнала №2 АПРЕЛЬ 2018 →