№1 Февраль 2016 | Складской учет в ресторане: автоматизация процесса

Вопреки кажущейся простоте работы ресторана, в алгоритме его деятельности есть весьма сложные и трудозатратные процессы. Один из них — складской учет продуктов. Ведь для того чтобы ресторан не нес постоянных расходов из-за неучтенных продуктов, алкоголя, ингредиентов или гости не остались без блюда из-за внезапно закончившегося продукта, все запасы надо вовремя контролировать, учитывать и списывать. Для максимальной эффективности это лучше делать в автоматическом режиме

 

Алена Годунова

Конечная цель складского учета — оптимизация затрат и работы заведения в целом. При этом эффективно управлять рестораном без аналитики невозможно. Для того чтобы принимать оперативные решения и контролировать работу подразделений, нужны точные данные об обороте продукции, количестве израсходованных и списанных товаров, динамике стоимости закупок и пр.

Ручные расчеты — процесс трудоемкий. Стоит учитывать, что некоторые товары продаются 1) без обработки, из определенных производят 2) полуфабрикаты, а впоследствии — 3) готовые блюда. В ходе инвентаризации учитываются все 3 категории продукции. Кроме того, продукты закрепляются за кухней, баром, складом, кондитерским цехом, суши-баром и другими подразделениями с разными ответственными лицами. Это также фиксируется в процессе ведения складского учета.

Ежедневная и ежемесячная калькуляция отнимает много времени, поэтому на то, чтобы вести полноценную аналитику, часто не хватает ресурсов. А результат ручных расчетов — округленный, с высокой погрешностью. «В первое время мы вели складской учет вручную, — рассказывает Алина Вишнякова, управляющая детским кафе «Мумми-кафе», г. Киев. — А когда у нас появилась электронная версия, все сотрудники были в восторге. Она на порядок облегчает и ускоряет работу».

При использовании автоматизированной системы складского учета в программу вводятся все данные о блюдах в меню: ингредиенты, их количество, способ обработки и т.д. Затем списание товаров со склада происходит автоматически — в момент оформления заказа. При правильно введенных данных погрешность в расчетах минимальна.

 

Что может система автоматизации складского учета

Перед принятием решения об автоматизации заведения ресторатор должен разобраться, для чего она ему нужна. Игорь Петров, руководитель компании POS Sector, отмечает: «Много разных заведений, процессов и задач. Случаются общие трудности, например, проблема воровства. Но критерии выбора у каждого заведения будут свои. Это могут быть простота обучения работе в программе, простота установки станций и вовлеченность в это работников, возможность получения отчетов в реальном времени и т.д.».

Каждая система автоматизации складского учета имеет свои функциональные особенности. Но все они разработаны для того, чтобы:

• контролировать движение товаров;

• создавать калькуляции блюд с автоматическим расчетом их себестоимости;

• автоматизировать списание продуктов со склада на основании реализации блюд;

• проводить инвентаризацию;

• получать отчеты для анализа и оптимизации работы ресторана.

Автоматизированная система складского учета позволяет минимизировать влияние «человеческого фактора» — погрешностей в расчетах, некорректные расчеты необходимого количества товаров и воровства. Благодаря этому затраты ресторана сокращаются.

 

Как это работает

Начинается введение системы автоматизации с создания базы данных. Это самый трудоемкий процесс, и осуществить его нужно один раз вручную.

Прежде всего создается справочник номенклатуры:

· товаров (сырья, которое ресторан получает от поставщиков);

· заготовок (полуфабрикатов, которые используются для приготовления блюд);

· блюда (конечный продукт, который получает гость);

· модификаторов (дополнительные ингредиенты, которые могут использоваться, например, сливки к кофе).

 

Читать полностью…