Совместная работа и защита информации в Excel

 

 

Во время работы часто возникают разные задачи: иногда, например, необходимо, чтобы разные пользователи вносили первичные данные одновременно в один и тот же файл. Либо, скажем, нужно, чтобы любой пользователь, открывший файл, или ничего не смог в нем изменить, или вносил изменения только в нужные ячейки. Поэтому, наверное, наиболее распространенными вопросами в подобных ситуациях являются: как защитить файл от «чужих» глаз? Как реализовать данные возможности в Excel, настроив соответствующие опции? Итак, обо всем подробнее — в нашей статье

 

 
Павел Куратник,
зам. главного редактора журнала «Справочник экономиста»

Совместная работа

Часто большинство пользователей, даже если файл находится в сетевом доступе, пользуются им поочередно: то есть когда в него изменения вносит один пользователь, для внесения и сохранения другим пользователям он закрыт и предлагается сохранить копию. Сделать файл доступным нескольким пользователям несложно — достаточно выполнить команды: Рецензирование – Доступ к книге и отметить опцию Разрешить изменять файл нескольким одновременно.

К тому же при необходимости можно будет отслеживать изменения внесенные всеми пользователями.

Данную функцию можно также применять при рецензировании книги, когда введенные правки необходимо свести в одну копию книги, включив в нее изменения и комментарии, которые требуется сохранить.

Когда в общую книгу вносятся изменения, журнал изменений можно просмотреть непосредственно на листе или на отдельном листе журнала. В обоих случаях можно быстро ознакомиться со сведениями о каждом изменении. Например, можно узнать, кем было внесено изменение, к какому типу оно относится и когда было сделано, какие ячейки были изменены и какие данные были удалены или добавлены.

На вкладке Подробнее можно настроить параметры для отслеживания и обновления изменений. Если вы не хотите использовать отслеживание исправлений, в разделе Регистрация изменений установите переключатель не хранить журнал изменений.

В разделе Обновлять изменения определите параметры обновления изменений:

  • установите переключатель при сохранении файла — если журнал должен обновляться при каждом сохранении файла;
  • задайте временной интервал в минутах — чтобы журнал обновлялся автоматически, через заданные интервалы, при этом Excel периодически будет сохранять вашу книгу, чтобы гарантировать, что информация в ней остается актуальной.

 

В разделе Для противоречивых изменений определите, что нужно делать в случае возникновения конфликтов.

Оставьте стандартную установку запрашивать, чьи изменения имеют преимущество, чтобы Excel «объяснял» каждый конфликт и показывал вам изменения, которые были сделаны ранее.

Конфликт возникает тогда, когда два пользователя одновременно редактируют одну общую книгу и пытаются сохранить изменения, влияющие на одну и ту же ячейку. Excel может сохранить только одно изменение в данной ячейке. Когда второй пользователь пытается сохранить книгу, открывается диалоговое окно Возник конфликт доступа.

Когда вы работаете с книгой в режим совместного использования, Excel отслеживает количество пользователей, участвующих в процессе. Чтобы увидеть, кто работает с книгой, достаточно нажать на кнопку Доступ к книге.

При работе с общей книгой невозможно добавлять или изменять следующие элементы: объединенные ячейки, условные форматы, диаграммы, рисунки, объекты (включая графические объекты), гиперссылки, сценарии, структуры, подуровни, таблицы данных, отчеты сводных таблиц, защиту книг, листов и макросы.

 

Читать полностью...