Озадачить всех: как освободить время, делегируя полномочия

Озадачить всех: как освободить время, делегируя полномочия

Каждый наверняка сталкивался с руководителями, которые находятся в постоянном цейтноте и все равно не успевают все сделать или выпускают из виду важные моменты. Причем, как правило, такие руководители не сидят на месте, а находятся в постоянном движении. Есть и другие, которые никуда не спешат, но все успевают, всегда хорошо выглядят. При этом все вокруг них буквально «вертится». Разница в том, что руководители второго типа умеют распределять свое время и рационально озадачивать подчиненных, не позволяя тратить свое время на решение задач, которые должны решать подчиненные

№1 ФЕВРАЛЬ 2018

Постановка задач

Постановка задачи — разовая «акция», задача на одно исполнение. 

Для того чтобы качественно ставить задачи, необходимо знать и использовать несколько правил. Прежде всего, задачу, которую вы будете ставить подчиненному, вы должны были раньше выполнять, соответственно, вы точно знаете ее детали. Это и будет вводными данными.

 

Вы должны четко дать понять исполнителю:

• что вы хотите получить — какой результат;

• когда вы хотите получить — срок выполнения задачи;

• как он может это сделать.

 

При этом нужно сократить срок, чтобы осталось время на случай форс-мажора. То есть если он случится, вы не будете нервничать. Как правило, на форс-мажор отводится не менее 20 % времени. Поскольку вы знаете стратегию выполнения данной задачи, ведь вы ее ранее выполняли сами, для вас она не будет сложной.

 

Когда точно известны ответы на вышеуказанные пункты, необходимо выбрать «правильного» подчиненного. Им должен стать человек, который будет заинтересован в выполнении данной задачи. Например, это может быть сотрудник, который стремится к повышению и понимает, что выполняя эту задачу, он идет к достижению своей цели в рамках компании. А если это еще ведет его к достижению личных целей — «двойной» плюс. Еще больше надежности в том, что данная задача будет выполнена на все 100 %.

 

Далее необходимо установить дату согласования стратегии.

Поскольку может оказаться, что:

• сотрудник неправильно понял задачу или что-то упустил;

• возможно, он найдет более рациональный вариант выполнения задачи.

 

Во время согласования стратегии установите контрольные точки. Их должно быть не менее двух. Но может быть и гораздо больше. Максимально их может быть бесконечное количество. Все зависит от длительности и сложности самой задачи. Контроль должны осуществлять вы сами. Если вы не проконтролируете, а подчиненный не выполнит по заданному вектору задачу — это будет ваша ошибка, а не его. Поскольку контроль — ваша обязанность. Обязанность подчиненного — выполнение.

 

Итак, все готово, подчиненный получил все вводные данные и приступил к действию. На первой контрольной точке вы уже можете понять, насколько он справляется с задачей. Вы заранее назначили время и дату для контроля. И если он пришел вовремя — значит все хорошо, доложит и пойдет действовать дальше. Если он опаздывает или вообще не явился — это сигнал к тому, что что-то пошло не так. Ваша задача, как руководителя, тут же связаться с ним и напомнить о встрече. Да-да, напомнить.

 

Потому что, если он отметит, что не пришел, а вы не отреагировали — значит, вас можно не уважать и правила в данной компании могут создаваться и также нарушаться или не соблюдаться. Поэтому, первое, что вам необходимо сделать — добиться осуществления этой контрольной точки. Далее, если вы видите, что все идет по плану и согласно стратегии — вы просто наблюдаете, чтобы все происходило правильно.

 

Продолжение статьи в полной версии журнала №1 ФЕВРАЛЬ 2018 →